Dateien aus dem lokalen, pädagogischen Netzwerk mit dem Dateiserver synchronisieren

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Im Beitrag über die Installation des Dateiservers wird die Struktur der Ordner beschrieben. Insbesonders wird dabei der Ordner „data“ als der genannt, in dem die eigentlichen Dateien abgelegt werden. Inhalte aus diesem kann man sehr leicht mit Netzlaufwerken im lokalen, pädagogischen Netzwerk an der jeweiligen Schule synchronisieren (bspw. NAS-Laufwerke, Freigaben auf dem Server oder auch „LehrerVorlagen“ bzw. „LehrerTausch“ von LANiS-PaedNet). Dabei gilt der Grundsatz:

Nie den kompletten Ordner „data“ synchronisieren!

Warum? In dem Ordner liegen auch bspw. die privaten Ordner der Lehrkräfte – oder auch einzelne Ordner, die nur für bestimmte Personengruppen freigegeben sind. Von daher sind die zu synchronisierenden Ordner jeweils einzeln auszuwählen.

Einzelne Ordner wie synchronisieren?

Vom Grundgedanken her ist die Synchronisation sehr einfach:

  • Auf einem Rechner in der Schule (auf den nur die IT-Administration Zugriff hat) eine dauerhafte FTP-Verbindung mit Hilfe von bspw. WebDrive oder auch den Windows-Bordmitteln zum data-Ordner herstellen.
  • Ein Synchronisationsprogramm wie FreeFileSync auf dem Rechner installieren und mit Hilfe der Aufgabenplanung in Windows zu bestimmten Uhrzeiten automatisch synchronisieren lassen.

 

Umsetzung

  • WebDrive ist bei LANiS im Installationspaket enthalten und wird normalerweise auf den Clients installiert. Dieses auf dem Server installieren (Lizenzcode vom Client übertragen), den Zugriff auf den FTP-Webspace eintragen und als Autostart bei Windows hinterlegen (sollte der Zugriff per SFTP auf den data-Ordner möglich sein, so ist dieser Weg ohne WebDrive noch einfacher).
  • FreeFileSync installieren und unter Aktion „Synchronisationseinstellungen“ unter „Ausschließen“ zwigend die folgenden Ausnahmen eintragen
    • \.admin
    • \.htaccess
    • \.read
    • \.users
    • *\.*
    • \Privat\ (als Überverzeichnis für die privaten Ordner der Lehrkräfte)
  • Damit sind alle Verwaltungsdateien und auch die privaten Ordner von der Synchronisation ausgeschlossen. Gemäß unserem obigen Grundsatz sollte man hier per weiteren „\Ordner\“-Einträgen auch noch alle anderen Ordner eintragen, die nicht synchronisiert werden sollen.
  • Per „Vergleichen“-Button testen, ob nur noch die gewünschten Ordner auftauchen. Ansonsten kann man auch links unten in der Übersicht die Regeln per Rechtsklick ergänzen.
  • Wenn nur noch die Ordner verglichen werden, die man haben möchte, über das Menü „Datei“ „Speichern als Batchautrag“ die Synchronisation speichern.
  • Abschließend die Synchronisation mit Hilfe der Aufgabenplanung automatisieren (gute Uhrzeiten zum Ausführen sind immer dann, wenn die Leitung noch wenig belegt ist: Morgens vor der Schule, Mittagspause, nach der letzten Stunde, nachts).
  • Möchte man verschiedene Ordner an verschiedene Ziele synchronisieren (bspw. „Formulare“ in „LehrerVorlagen“, aber „Fächer“ in „LehrerTausch“), so muss man jeweils einzelne Synchronisationsdateien in FreeFileSync anlegen.

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